Google Cloud Search adalah utilitas penelusuran berorientasi perusahaan yang memungkinkan pengguna menelusuri aplikasi Google Workspace dan konten terkait dengan mudah dan cepat. Alih-alih meninjau dokumen dan aplikasi individual secara manual, Google Cloud Search memadatkan semua informasi tersebut ke dalam mesin telusur internal yang mudah diakses. Pada artikel ini kita akan membahas Google Cloud Search dan menjelajahi beberapa fiturnya.
Seperti disebutkan sebelumnya, Google Cloud Search (GCS), adalah utilitas pencarian internal yang menggabungkan berbagai aplikasi Google Workspace dan membuatnya mudah dicari menggunakan kata kunci sederhana. Berikut adalah beberapa aplikasi yang terintegrasi dengan GCS:
l Google Dokumen
l Google Spreadsheet
l Gmail
l Google Drive
Karena aplikasi menggunakan izin keamanan Google, setelan berbagi apa pun yang ditentukan untuk dokumen dan file lain akan tercermin dalam hasil penelusuran. Fitur ini memastikan bahwa hanya pengguna dengan izin yang sesuai yang dapat mengakses sumber daya tertentu, menjaga privasi dan keamanan informasi Anda. Selain itu, karena GCS adalah bagian dari ekosistem Google Workspace, fitur ini dapat diluncurkan dengan cepat tanpa memerlukan penyiapan apa pun. Segera setelah GCS diaktifkan untuk organisasi Anda, pengguna dapat langsung menggunakan utilitas penelusuran untuk alur kerja mereka sendiri.
Mengapa Menggunakan Google Cloud Search?
Aspek GCS yang dapat menguntungkan organisasi Anda adalah kemampuan untuk menemukan dan mengidentifikasi pengguna berdasarkan penelusuran kata kunci. Misalnya, jika Anda ingin menemukan pengguna yang bertanggung jawab atas Penagihan di organisasi Anda, Anda dapat menggunakan GCS untuk menelusuri dokumen dan pengguna yang terkait dengan kata kunci “penagihan”. Jenis transparansi ini meningkatkan komunikasi tim dan mendorong sinergi antar departemen.
Penting untuk diperhatikan bahwa GCS hanya tersedia di Google Workspace edisi Business dan Enterprise dan diperlukan lisensi untuk terus menggunakan software tersebut. Selain itu, Google Cloud Search terintegrasi dengan layanan pihak ketiga seperti Salesforce, sehingga Anda dapat menelusuri dengan lancar antara Google Workspace dan aplikasi pihak ketiga.
Google Cloud Search disertakan dalam Google Workspace edisi Business Plus dan Enterprise. Business Starter dan Business Standard tidak menyertakan Google Cloud Search.
Layanan Apa yang Disediakan Oleh Google Cloud Search
Layanan Google mana yang didukung oleh Google Cloud Search? Google Cloud Search mendukung layanan berikut:
- Kalender
- Kontak (tidak termasuk kontak pribadi)
- Menyetir
- Gmail
- Grup
- Situs Klasik
- Situs Baru
Apa batasan Google Cloud Search?
Google Cloud Search memiliki batasan berikut: Hasil penelusuran hanya menyertakan informasi di organisasi Anda, bukan organisasi lain, apa pun status berbaginya.
Email yang dihapus dan draf tidak ditampilkan di hasil pencarian.
Hanya kalender utama yang dapat ditelusuri, bukan kalender sekunder atau bersama.
Untuk dokumen besar, teks yang dapat dicari dibatasi hingga beberapa ribu kata pertama dalam dokumen.
Cara Menggunakan Google Cloud Search
Jika menggunakan Google Workspace, Anda mungkin kesulitan menemukan informasi di Gmail, Google Dokumen, dan aplikasi Google lainnya. Untuk membantu hal ini, Google membuat utilitas Cloud Search yang berfungsi sebagai mesin telusur internal untuk Google Workspace dan aplikasi terkait.
Untuk mulai menggunakan Google Cloud Search (GCS), Anda mungkin perlu mengaktifkannya dari dasbor administrator Google Workspace. Perlu diperhatikan bahwa Anda harus menggunakan Google Workspace edisi Business atau Enterprise untuk memiliki akses ke fitur ini. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara mengaktifkan Google Cloud Search untuk digunakan di organisasi Google Workspace Anda.
Google Cloud Search dapat diaktifkan atau dinonaktifkan menggunakan petunjuk berikut:
- Pertama, masuk ke dasbor admin Google Anda.
- Selanjutnya, buka Menu > Aplikasi > Google Workspace > Cloud Search.
- Selanjutnya, klik Status layanan.
- Bergantung pada pengaturan Anda saat ini, Anda dapat menyetel fitur ke Aktif untuk semua orang, atau Nonaktif untuk semua orang.
- Jika Anda ingin menerapkan perubahan ke unit organisasi tertentu, pilih unit organisasi di sisi kiri halaman.
- Pilih Hidup atau Mati. Jika unit disetel ke Warisan, klik Ganti untuk mempertahankan perubahan meskipun unit organisasi induk diubah. Jika unit disetel ke Ganti, klik Warisi untuk kembali ke setelan induk.
- Setelah selesai, klik Simpan.